Guide pratique pour rédiger une charte informatique (modèle gratuit à télécharger)

Introduction

Dans un environnement de travail de plus en plus numérique, la charte informatique est devenue un document indispensable pour votre entreprise, quelle que soit sa taille. Elle permet d’encadrer l’usage des outils informatiques, de prévenir les dérives, et de mieux protéger vos données sensibles.

Dans cet article, vous trouverez une fiche pratique pour comprendre vos obligations, savoir comment rédiger une charte adaptée à votre organisation, et accéder à un exemple gratuit de charte informatique que vous pouvez facilement personnaliser.

Au sommaire de cet article

• Tout comprendre sur la charte informatique en entreprise
• Ce que doit contenir une charte informatique efficace
• Mettre en place une charte informatique et assurer son application
• Modèle de charte informatique à télécharger gratuitement

Qu’est-ce qu’une charte informatique ?

Une charte informatique est un document officiel, interne à l’entreprise, qui fixe les règles d’utilisation des outils informatiques mis à disposition des collaborateurs : ordinateurs, logiciels, messagerie, internet, réseaux, appareils mobiles, etc.

Elle précise ce qui est autorisé, ce qui est interdit, les bonnes pratiques à suivre, ainsi que les conséquences en cas de non-respect. Elle s’applique à tous les utilisateurs du système d’information de l’entreprise (salariés, prestataires, stagiaires…).

La charte peut être annexée au règlement intérieur ou être un document à part, signé lors de l’embauche ou diffusé dans le cadre d’une politique de sécurité.

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’une charte informatique ?

Aujourd’hui, la majorité des entreprises utilisent des outils numériques, même les plus petites. La multiplication des usages (télétravail, BYOD, cloud, réseaux sociaux…) expose les organisations à des risques juridiques, techniques et humains.

La charte informatique est donc essentielle pour garantir une bonne information des collaborateurs et :

• Protéger le système d’information contre les usages malveillants ou imprudents.
• Établir un cadre clair sur ce que les collaborateurs peuvent faire ou non avec les outils informatiques.
• Limiter la responsabilité de l’entreprise en cas d’incident ou d’abus (fuite de données, harcèlement numérique, téléchargement illégal…).
• Se conformer à la réglementation, notamment au RGPD et aux exigences de la CNIL.

C’est un véritable levier de prévention, de sécurité et de conformité.

La CNIL a d’ailleurs publié des recommandations officielles pour aider les entreprises à encadrer l’usage des outils numériques et à formaliser une charte informatique adaptée et conforme au RGPD.

À quoi sert la charte informatique en entreprise ?

Une charte informatique bien rédigée poursuit plusieurs objectifs :

✓ Encadrer les usages numériques : navigation internet, usage des emails, réseaux sociaux, logiciels…

✓ Sécuriser les données et les systèmes : protéger les accès, limiter les risques de virus ou de piratage.

✓ Responsabiliser les utilisateurs : chacun est acteur de la cybersécurité de l’entreprise.

✓ Fixer les règles de conduite : respect, confidentialité, usage professionnel des outils.

✓ Prévoir les contrôles et les sanctions en cas de non-respect.

En résumé, elle pose un cadre clair et partagé pour éviter les malentendus et réduire les zones grises.

Quels sont les risques en cas d’absence de charte informatique selon la CNIL ?

Ne pas disposer d’une charte informatique expose votre entreprise à de nombreux risques :

• 🛑 Fuite ou perte de données sensibles (clients, employés, partenaires).
• 🛑 Utilisation non maîtrisée d’internet ou des emails (cyberharcèlement, propos diffamatoires, téléchargement illégal…).
• 🛑 Conflits internes ou litiges en cas d’abus ou de mauvaise utilisation.
• 🛑 Manque de preuve en cas de contrôle CNIL ou d’action judiciaire.
• 🛑 Sanctions en cas de non-respect du RGPD, notamment en l’absence de mesures de protection des données.

Une charte bien rédigée sert aussi à protéger l’entreprise juridiquement, en montrant qu’elle a informé ses salariés et posé des règles précises.

Est-ce obligatoire d’avoir une charte informatique ?

Non, votre entreprise n’a pas l’obligation légale de mettre en place une charte informatique, sauf si celle-ci contient des clauses disciplinaires. Dans ce cas, elle doit être intégrée au règlement intérieur et suivre une procédure spécifique de consultation et de dépôt.

Cependant, une charte informatique est fortement recommandée, en particulier si :

• Votre entreprise traite des données personnelles (référence au RGPD).
• Vous souhaitez encadrer ou contrôler l’usage des outils informatiques (navigation internet, messagerie, applications…).
• Vous cherchez à limiter votre responsabilité juridique en cas de comportement inapproprié ou d’incident de sécurité.

La CNIL recommande vivement aux entreprises de formaliser les règles d’usage du numérique à travers une charte informatique claire, afin d’assurer la transparence vis-à-vis des collaborateurs et de renforcer la sécurité globale de l’organisation.

2. Ce que doit contenir une charte informatique efficace

Pour être utile et juridiquement opposable, votre charte informatique doit être structurée de manière claire et couvrir l’ensemble des enjeux liés à l’usage du numérique dans votre entreprise. Voici les éléments essentiels à y intégrer :

1. Structure et contenu essentiel d’une politique d’usage informatique

La charte doit commencer par définir son objectif : encadrer l’usage des outils informatiques et des données personnelles mis à disposition des collaborateurs dans un cadre strictement professionnel.

Elle doit également préciser son champ d’application :

• À qui s’adresse-t-elle ? (salariés, stagiaires, prestataires, dirigeants…)
• Sur quels outils s’applique-t-elle ? (ordinateurs, smartphones, internet, email…)
• Et sur quelles données ? (données internes, données personnelles, documents sensibles…)

2. Règles d’application des outils et accès aux systèmes informatiques

La charte doit clairement distinguer les usages professionnels et personnels des équipements :

• Les outils fournis sont destinés à un usage professionnel par défaut, ce qui implique une utilisation des systèmes conforme aux règles internes. »
• Un usage personnel peut être toléré de manière raisonnable, à condition qu’il ne nuise pas à la sécurité ou au bon fonctionnement des systèmes d’information.
• Certains usages doivent être explicitement interdits : accès à des contenus illicites, propos haineux, téléchargements illégaux, etc.

Elle peut également prévoir un accès aux fichiers et systèmes informatiques par l’entreprise à des fins de sécurité, de maintenance ou de contrôle, notamment via des moyens de surveillance encadrés, dans le respect du cadre légal.

3. Usages encadrés : internet, logiciels, messagerie professionnelle

La charte doit décrire précisément les usages autorisés et interdits :

• Utilisation de la messagerie électronique (pas d’usage abusif ou inapproprié).
• Navigation sur internet (sites autorisés ou bloqués, vigilance sur les sites frauduleux).
• Installation et usage de logiciels (restriction aux applications validées par l’entreprise).
• Utilisation des outils collaboratifs (Teams, Google Drive, etc.).

4. Données personnelles et cybersécurité : encadrer les risques liés à leur utilisation

Elle doit également inclure des obligations sur la gestion des données personnelles :

• Interdiction d’utiliser les données personnelles à des fins privées.
• Respect des politiques internes de confidentialité.
• Application stricte des principes du RGPD.

Et prévoir des mesures concrètes de cybersécurité, en veillant à l’application stricte des règles de sécurité :

• Confidentialité des identifiants et gestion des mots de passe.
• Sécurité des données et prévention contre les virus et les tentatives de phishing.
• Signalement des anomalies ou incidents de sécurité.

5. Confidentialité, surveillance et exceptions

La charte peut rappeler que les fichiers nommés « privé » ou « personnel » bénéficient d’une protection de principe. Toutefois, des exceptions peuvent être prévues en cas :

• De risque grave pour la sécurité ou la continuité de service.
• D’accès nécessaire à des documents pour la poursuite de l’activité.
• D’enquête judiciaire ou demande d’une autorité compétente.

Tout accès doit respecter des conditions strictes et être justifié.

6. Sanctions en cas de non-respect de la charte informatique

La charte doit indiquer qu’en cas de non-respect, des sanctions peuvent être prises, dans le cadre des mesures de contrôle définies par l’entreprise :

• Avertissement ou rappel à l’ordre.
• Suspension de certains accès informatiques.
• Mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement en cas de faute grave.

7. Intégration du RGPD dans la politique de sécurité numérique de l’entreprise

Elle doit rappeler les obligations légales en matière de protection des données :

• Base légale du traitement.
• Finalités et durée de conservation.
• Droits des personnes (accès, rectification, suppression…).

La charte peut renvoyer vers la politique de confidentialité de l’entreprise.

8. Gestion des absences et départs

Précisez ce qu’il se passe en cas de départ ou d’absence prolongée :

• Accès temporaire aux outils informatiques pour assurer la continuité du service.
• Suppression de la messagerie professionnelle dans un délai défini.
• Restitution du matériel, des mots de passe et des fichiers professionnels.

9. Propriété intellectuelle, secret des affaires et éthique

Ajoutez une section spécifique pour rappeler :

• Le respect du droit d’auteur et des licences logicielles.
• La protection du savoir-faire, des marques, des données stratégiques.
• Le respect du droit à l’image et de la vie privée des autres collaborateurs.

10. Maintenance, mise à jour et acceptation

La charte doit enfin préciser :

• Que l’entreprise peut effectuer des opérations de maintenance sur les outils informatiques.
• Que le document peut être mis à jour selon les évolutions légales, techniques ou de gestion interne.
• Que chaque collaborateur doit prendre connaissance de la charte et l’accepter formellement.

11. Responsabilité

Il est important de rappeler que chaque utilisateur est responsable de l’utilisation qu’il fait des outils numériques mis à sa disposition. La charte doit donc prévoir une clause spécifique sur la responsabilité individuelle des collaborateurs.

Les utilisateurs sont responsables de l’usage qu’ils font des outils informatiques, des données personnelles et de la bonne exécution des règles définies dans la charte. Cette acceptation engage le respect des règles définies dans le document.

Par exemple, un salarié qui recourt à des manipulations techniques non autorisées dans le but de contourner les restrictions d’un logiciel métier ou d’accéder à des données auxquelles il n’est pas censé avoir accès — même dans le cadre d’une recherche de faille — engage sa responsabilité. Ce type de comportement constitue une faute pouvant être sanctionnée selon l’échelle prévue dans la charte. L’échelle de sanctions appliquée doit être connue et proportionnée.

La mise en vigueur des règles décrites dans cette section s’applique dès la communication officielle de la charte aux collaborateurs.

3. Mettre en place une charte informatique et assurer son application

Rédiger une charte informatique est une première étape essentielle, mais ce qui fait vraiment son efficacité, c’est sa mise en œuvre au quotidien.

Une charte ne doit pas être un simple document formel archivé dans un dossier RH : elle doit être clairement communiquée, régulièrement mise à jour, et comprise par l’ensemble des collaborateurs. C’est ce qui lui donne une véritable portée et la rend contraignante en cas de manquement.

Voici les bonnes pratiques clés à mettre en place pour faire vivre une charte informatique dans la durée :

• Veiller à sa bonne communication auprès des salariés, dès leur arrivée ;
• Garantir sa portée contraignante, notamment par la signature ou l’intégration dans les documents internes comme, le contrat de travail ;
• Assurer des mises à jour régulières, en fonction des évolutions technologiques, organisationnelles et légales ;
• Et enfin, accompagner cette démarche par des actions de sensibilisation ou de formation pour assurer une bonne compréhension des règles

Dans cette section, nous vous expliquons comment faire accepter, signer, maintenir et faire évoluer votre charte informatique pour qu’elle devienne un outil réellement utile, reconnu et respecté dans votre entreprise.

Comment faire accepter la charte aux employés ?

Pour qu’une charte informatique soit efficace et respectée, elle doit être clairement communiquée aux salariés. Il ne suffit pas de la rédiger, l’employeur doit aussi l’expliquer, la contextualiser et la diffuser de manière accessible et en garantir la disposition des salariés.

Voici les bonnes pratiques :

• Présenter la charte lors de réunions d’équipe ou d’onboarding pour les nouveaux arrivants.
• Expliquer ses objectifs (protéger l’entreprise, éviter les abus, garantir la sécurité).
• Utiliser un langage simple et non juridique.
• Mettre en avant les bénéfices pour les employés : protection des données personnelles, clarté des règles, sécurité numérique.

Une charte comprise est une charte acceptée et favorise . Chez Dipeeo, nous livrons des documents prêts à être diffusés et facilement compréhensibles.

Faut-il faire signer la charte par les collaborateurs ?

Oui, c’est fortement conseillé.

Cependant, la valeur juridique de la charte informatique dépend en partie de la manière dont elle est communiquée et intégrée aux documents internes de l’entreprise. Il existe deux cas de figure, selon que l’entreprise dispose d’un CSE (Comité Social et Économique) et d’un règlement intérieur.

Cas 1 : Entreprise avec CSE et règlement intérieur

• Dans ce cas, la charte informatique peut être intégrée ou annexée au règlement intérieur.
• Le règlement intérieur étant affiché et notifié selon les règles légales (consultation du CSE, transmission à l’inspection du travail), la charte devient opposable aux salariés sans qu’il soit nécessaire de la faire signer individuellement.
• En tant qu’employeur, il est toutefois recommandé de communiquer la charte clairement aux salariés, lors de réunions ou via l’intranet, pour s’assurer qu’elle est bien comprise.

Cas 2 : Entreprise sans CSE et sans règlement intérieur

• Ce cas concerne principalement les TPE/PME de moins de 50 salariés.
• Il est alors fortement recommandé de faire signer la charte par chaque collaborateur, pour prouver qu’il en a bien pris connaissance.
• La charte peut être :
  • Annexée au contrat de travail,
  • Ou transmise séparément avec un accusé de réception signé, au moment de l’embauche ou lors de sa mise en place.

La signature ne donne pas à elle seule une valeur absolue, mais elle renforce la preuve de l’information et de l’acceptation des règles.

Comment mettre à jour une charte informatique ?

Une charte informatique doit évoluer avec :

• Les nouveaux outils numériques (ex. : messagerie instantanée, télétravail),
• Les évolutions légales (ex. : RGPD, cybersécurité),
• Et les nouveaux usages internes (BYOD, cloud, etc.).

Pour la mettre à jour :

1. Identifier les changements à intégrer (techniques, juridiques ou organisationnels),
2. Modifier les sections concernées avec précision,
3. Soumettre la nouvelle version à validation (juridique, RH, direction),
4. Informer clairement les salariés de la mise à jour.

Chez Dipeeo, nous pouvons également actualiser votre charte informatique existante, avec mise à jour complète du contenu et validation légale.

À quelle fréquence faut-il réviser la charte informatique ?

Il n’existe pas d’obligation légale de fréquence, mais il est recommandé en tant qu’employeur de la réviser tous les 12 à 24 mois, ou à chaque évolution notable :

• Adoption d’un nouveau logiciel ou système,
• Mise en place du télétravail,
• Modification du cadre légal (CNIL, RGPD),
• Incidents de sécurité ou audits internes.

Une révision régulière montre que l’entreprise prend la cybersécurité et la conformité au sérieux.

4. Modèle de charte informatique à télécharger gratuitement

Pour vous faire gagner du temps et vous assurer de ne rien oublier, nous vous proposons un article et un modèle de charte informatique complet à télécharger gratuitement.

Il s’agit d’une charte globale et professionnelle, conçue pour couvrir l’ensemble des usages numériques en entreprise : postes de travail, messagerie, internet, sécurité, RGPD, etc.

Ce document peut être utilisé tel quel ou adapté à votre organisation, quelle que soit sa taille.

Télécharger gratuitement l’exemple de charte informatique

Conclusion : Une charte informatique claire, un atout stratégique pour votre entreprise

La mise en place d’une charte informatique n’est pas seulement une formalité : c’est une démarche stratégique pour encadrer les usages numériques, protéger les données sensibles, limiter les risques juridiques et renforcer la cybersécurité.

Pour être réellement efficace, la charte doit être claire, adaptée à la réalité de l’entreprise, et évolutive. Sa valeur repose autant sur son contenu que sur sa diffusion, sa compréhension par les salariés, et sa mise à jour régulière.

En intégrant la charte dans une approche globale de gouvernance informatique et de sensibilisation, vous posez un cadre clair, favorisez la responsabilisation des équipes, et montrez que votre entreprise prend la sécurité numérique au sérieux.

FAQ : On répond à vos questions les plus fréquentes

La charte informatique est-elle valable juridiquement ?

Oui, à condition qu’elle respecte certaines règles.

La charte informatique peut avoir une valeur juridique contraignante si elle est :

• Portée à la connaissance des salariés (par diffusion, affichage, remise individuelle…),
• Intégrée au règlement intérieur (si elle contient des clauses disciplinaires),
• Ou signée individuellement par les collaborateurs (notamment dans les PME/TPE).

Elle doit également respecter le droit du travail, le RGPD, et ne pas porter atteinte aux libertés individuelles de manière disproportionnée (par exemple en matière de surveillance).

Une charte bien rédigée peut être utilisée en cas de litige ou de procédure disciplinaire comme preuve que l’employé connaissait les règles en vigueur.

Qui doit rédiger la charte informatique ?

La rédaction d’une charte informatique nécessite une bonne compréhension des enjeux techniques, juridiques et humains au sein de l’entreprise. En théorie, elle peut être rédigée en interne par l’employeur, avec la contribution :

• De la direction (vision stratégique),
• Du service informatique (usages et sécurité),
• Du service RH (relations collaborateurs),
• Et idéalement, d’un juriste (cadre légal).

Mais en pratique, de nombreuses entreprises manquent de temps ou d’expertise pour la rédiger correctement.

Chez Dipeeo, nous rédigeons entièrement la charte informatique pour nos clients, de A à Z.
Nous produisons un document clair, adapté à votre organisation, juridiquement conforme et directement applicable.

Faut-il faire relire la charte par un juriste ou un avocat ?

Oui, c’est indispensable.

Une charte informatique doit être conforme au Code du travail, au RGPD et aux recommandations de la CNIL. Une simple erreur de formulation peut la rendre inapplicable, voire illégale.

Une PME ou TPE a-t-elle aussi besoin d’une charte informatique ?

Oui, absolument.

Même dans une petite structure, les risques liés à l’usage du numérique sont bien réels : perte de données, usages abusifs, non-respect du RGPD, ou encore cyberattaques. Une charte informatique permet de poser un cadre clair, de responsabiliser les collaborateurs, et de protéger l’entreprise en cas de problème.

Contrairement aux grandes entreprises, les TPE/PME n’ont pas toujours de service juridique ou informatique. Une charte bien rédigée et annexé au contrat de travail est donc un outil simple, accessible et efficace pour renforcer la sécurité et la conformité, sans complexité