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Durées de conservation

Optimisez la gestion du cycle de vie de vos données

Une politique de conservation des données rigoureuse est essentielle pour une gestion responsable et conforme au RGPD. En définissant précisément les durées de conservation de chaque type de données, vous réduisez les risques juridiques, optimisez vos ressources et renforcez la confiance de vos utilisateurs. Cette approche structurée vous permet de ne conserver que les données strictement nécessaires tout en respectant vos obligations légales.

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Leader incontournable de la conformité RGPD, Dipeeo s’impose comme le 2ème Délégué à la Protection des Données (DPO) de France avec plus de 420 entreprises qui lui font confiance.

Cette position stratégique reflète l’expertise et l’efficacité de notre approche innovante, combinant l’excellence juridique de nos DPO certifiés à une plateforme technologique de pointe pour garantir une conformité RGPD optimale et durable.

Question fréquemment posées

Quelles sont les règles pour définir les durées de conservation ?

Les durées de conservation des données doivent être déterminées en fonction de la finalité du traitement et des obligations légales applicables. Par exemple, les données de facturation doivent être conservées pendant 10 ans pour respecter les exigences fiscales, tandis que les CV de candidats ne peuvent être conservés que 2 ans après le dernier contact. Il est essentiel d’établir une politique claire qui respecte le principe de minimisation des données tout en assurant la continuité de vos activités.

La mise en place d’une politique de conservation efficace nécessite une approche méthodique. Il faut d’abord identifier tous les types de données traitées dans votre organisation, déterminer leur finalité et les bases légales associées. Ensuite, il est crucial d’implémenter des processus d’archivage et de suppression automatisés, de former les équipes et de documenter toutes les décisions prises. Un suivi régulier permet d’assurer le respect des durées définies.

Une mauvaise gestion des durées de conservation peut avoir des conséquences significatives. Au-delà des sanctions financières pouvant atteindre 4% du chiffre d’affaires mondial, vous risquez de perdre la confiance de vos clients et partenaires. La conservation excessive de données augmente également les coûts de stockage et les risques de sécurité. Une politique de conservation inadéquate peut aussi compromettre votre capacité à répondre aux demandes d’accès ou de suppression des personnes concernées.

Le respect des durées de conservation nécessite une vigilance constante. Il est recommandé de mettre en place des audits réguliers de vos bases de données, d’automatiser les processus de purge et d’archivage, et de maintenir une documentation actualisée. La formation continue des équipes et la mise à jour régulière de votre politique de conservation en fonction des évolutions réglementaires sont également essentielles. Cette approche proactive garantit une conformité durable et une gestion optimale de vos données.

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