Résumé : Un logiciel RGPD permet de centraliser les données, suivre les obligations légales et piloter la conformité, mais il ne suffit pas à lui seul : un accompagnement personnalisé est indispensable pour garantir un niveau de conformité optimal.

Introduction

Depuis l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les entreprises doivent répondre à de nombreuses obligations en matière de protection des données personnelles. Tenue d’un registre des activités de traitements, gestion des demandes d’exercice des droits des personnes, analyses d’impact, documentation de la conformité, .etc. Ces exigences, contrôlées par la CNIL, nécessitent une organisation rigoureuse et un suivi constant.

Face à cette complexité et aux dernières actualités en matière de RGPD, de plus en plus d’organisations, même les petites structures, se tournent vers un logiciel RGPD. Cet outil permet de structurer le processus de mise en conformité, de centraliser les informations et de piloter les obligations réglementaires de manière plus efficace, souvent via un tableau de bord intuitif. Mais qu’est-ce qu’un logiciel RGPD exactement, et comment choisir une solution adaptée à son organisation pour garantir le niveau de conformité attendu ?

Mise en conformité : Qu’est-ce qu’un logiciel RGPD ?

Un logiciel RGPD est un outil conçu pour accompagner les structures publiques ou privées dans leur mission de conformité avec le RGPD. Il permet de gérer, documenter et suivre l’ensemble des actions liées à la protection des données personnelles.

Ce type de logiciel repose sur le principe d’accountability, imposé par le RGPD : l’organisation doit être en mesure de démontrer à tout moment qu’elle respecte ses obligations. Le logiciel RGPD centralise ainsi les informations et facilite la production de preuves en cas de contrôle par une autorité de protection des données.

Utilisé par les responsables de traitement, les délégués à la protection des données (DPO), les juristes ou les équipes IT, le logiciel RGPD constitue un support opérationnel, sans pour autant se substituer à l’analyse juridique ou à la gouvernance interne.

Conformité RGPD : Pourquoi utiliser un outil RGPD en entreprise ?

La mise en conformité RGPD représente un enjeu structurant pour les entreprises, tant sur le plan réglementaire qu’opérationnel. Dans ce contexte, le recours à un logiciel RGPD permet de répondre efficacement aux obligations légales tout en apportant des bénéfices concrets en matière d’organisation, de gestion des risques et de pilotage de la conformité.

Gagner du temps, structurer la conformité et la protection des données

La gestion manuelle de la conformité RGPD à l’aide de fichiers Excel ou de documents dispersés est souvent source d’erreurs et de perte de temps. Un logiciel RGPD permet d’automatiser certaines tâches, de structurer les processus et d’assurer une meilleure cohérence des informations.

Réduire les risques juridiques et financiers

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes, mais aussi un risque réputationnel. En facilitant le suivi des obligations et la mise à jour des documents, un logiciel RGPD contribue à limiter ces risques.

Piloter la conformité dans la durée

La conformité RGPD n’est pas un projet ponctuel, mais un processus continu. Un logiciel RGPD permet d’assurer un suivi dans le temps, d’identifier les actions à mener et d’impliquer les différents acteurs internes concernés.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un outil RGPD ?

Un logiciel RGPD ne se limite pas à centraliser des documents. Il doit surtout permettre à l’organisation de piloter sa conformité de manière concrète et opérationnelle. Voici les principales fonctionnalités que l’on retrouve sur ce type d’outil :

Audits et questionnaires personnalisés

Pour évaluer l’état de conformité, un logiciel RGPD doit permettre de réaliser des audits de conformité et questionnaires adaptés aux traitements et aux processus de l’organisation. Cela aide à identifier les points à améliorer et à prioriser les actions. Certaines plateformes, comme Dipeeo, vont plus loin en proposant un accompagnement par des juristes dédiés pour interpréter les résultats et définir un plan d’actions concret.

Gestion des actions et plan de suivi

La conformité RGPD ne s’arrête pas à l’identification des risques : elle passe par un suivi structuré des actions. Un logiciel RGPD permet d’attribuer des responsabilités, de fixer des échéances et de suivre l’avancement des tâches. Cette fonctionnalité garantit que les mesures nécessaires sont appliquées et que la conformité est pilotée efficacement, avec éventuellement un soutien expert pour chaque étape.

Analyse et gestion des risques

Pour sécuriser les traitements, il est important de prioriser les risques et de déterminer les mesures à mettre en place. Les outils RGPD offrent souvent des modules de gestion des risques qui permettent d’identifier les traitements sensibles, d’évaluer leur impact et de suivre les actions correctives. Certaines solutions intègrent également des conseils personnalisés pour limiter les risques de non-conformité et de la veille juridique.

Contrôle des sous-traitants

Le respect du RGPD implique également la gestion des sous-traitants et partenaires. Les logiciels RGPD facilitent le suivi et le contrôle de ces acteurs, grâce à des questionnaires automatisés et à la centralisation des réponses. Chez Dipeeo par exemple, un expert juridique vérifie et valide les informations, afin de garantir une conformité complète sur l’ensemble de la chaîne de traitement des données.

Documents centralisés et preuves de conformité

Enfin, un logiciel RGPD permet de centraliser la documentation liée à la conformité : résultats d’audit, plans d’actions, contrôles des sous-traitants, procédures internes, mesures de sécurité appliquées, politiques de confidentialité… Cette centralisation facilite la production de preuves lors d’un contrôle et assure un suivi clair et structuré des obligations réglementaires. Certaines plateformes ajoutent un accompagnement personnalisé pour s’assurer que chaque élément est correctement mis à jour et validé.

Logiciel RGPD : pour quelles entreprises ?

Le logiciel RGPD s’adresse à toutes les organisations traitant des données personnelles, quelle que soit leur taille.

• PME et TPE : pour structurer une conformité souvent gérée avec peu de ressources internes.
• ETI et grands groupes : pour coordonner plusieurs entités, filiales ou traitements complexes.
• Organismes publics et associations : soumis aux mêmes exigences réglementaires en matière de protection des données.

Comment choisir le bon logiciel RGPD ?

Les fonctionnalités proposées

Il est essentiel de vérifier que le logiciel couvre les obligations réellement applicables à l’organisation : registre des traitements, gestion des droits, AIPD, violations de données, etc.

L’ergonomie et l’accompagnement

Un outil trop complexe risque de ne pas être utilisé efficacement par vos équipes opérationnelles. L’ergonomie, la qualité du support et l’accompagnement proposé sont des critères déterminants. Chez Dipeeo, nous mettons à la disposition de nos clients une plateforme avec de l’IA intégrée, qui garantit une expérience utilisateur optimisée.

Le coût et l’évolutivité

Le prix d’un logiciel RGPD varie selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs. Il est important de choisir une solution évolutive, capable de s’adapter à la croissance de l’organisation. En savoir plus sur les tarifs Dipeeo ici.

Logiciel RGPD ou gestion manuelle : quelles différences ?

La gestion manuelle peut convenir à des structures très petites ou à des traitements simples, mais elle atteint rapidement ses limites. À l’inverse, un logiciel RGPD offre une meilleure traçabilité, une centralisation des informations et un suivi plus fiable des obligations dans le temps.

Un logiciel RGPD suffit-il pour être conforme ?

Non. Un logiciel RGPD est un outil d’aide à la conformité, mais il ne garantit pas à lui seul le respect du RGPD. La conformité repose également sur des choix organisationnels, juridiques et techniques, ainsi que sur l’implication des équipes internes.

Le logiciel RGPD doit donc être intégré dans une démarche globale de gouvernance des données personnelles.

Comment Dipeeo accompagne les entreprises au-delà d’un simple logiciel RGPD ?

Chez Dipeeo, nous ne fournissons pas simplement une plateforme : nous accompagnons chaque organisation de manière personnalisée pour garantir une conformité RGPD durable et efficace. Chaque structure est suivie par un juriste dédié, qui guide les actions et valide les résultats tout au long du processus.

Notre plateforme collaborative avec IA intégrée est conçue comme un véritable outil de gestion de projets RGPD. Elle permet de :

• Élaborer et suivre un plan d’actions complet adapté à votre organisation,
• Mettre à jour automatiquement la cartographie des traitements grâce à nos questionnaires d’audit,
• Contrôler l’ensemble de vos sous-traitants de manière automatisée, avec validation par nos juristes,
• Centraliser toutes les informations et documents pour un suivi clair et structuré.
• Obtenir une certification RGPD conforme via un label dédié une fois avoir atteint un certain niveau de conformité, qu’il est possible de faire valoir auprès de vos partenaires et clients pour montrer votre engagement RGPD.

Grâce à cet accompagnement sur-mesure , Dipeeo ne se contente pas de fournir un outil : nous vous aidons à mettre en œuvre votre conformité RGPD de manière concrète, sécurisée, pérenne et en toute confiance.

FAQ – Logiciel RGPD

Un logiciel RGPD est-il obligatoire ?
Non, le RGPD n’impose pas l’utilisation d’un logiciel spécifique. En revanche, il impose des obligations de documentation et de suivi que ces outils facilitent fortement.

Un logiciel RGPD remplace-t-il un DPO ?
Non. Le logiciel RGPD assiste le DPO ou les responsables conformité, mais ne remplace pas leur expertise juridique et organisationnelle.

Quel est le coût d’un logiciel RGPD ?
Le coût varie selon les fonctionnalités, la taille de l’organisation et le mode de déploiement (SaaS, on-premise).

Quels avantages apporte un accompagnement personnalisé par rapport à un logiciel seul ?
Un logiciel seul facilite la centralisation des données et le suivi des obligations, mais il ne remplace pas l’expertise juridique. Avec un accompagnement personnalisé comme celui de Dipeeo, les équipes bénéficient de conseils pratiques, de la validation des documents et d’un plan d’actions concret pour renforcer la confiance et la sécurité des données

Comment Dipeeo accompagne ses clients dans la veille juridique ?
Dipeeo aide ses clients à rester informés des évolutions légales et réglementaires grâce à une veille juridique proactive. Chaque mois, vous recevez une newsletter résumant les grandes actualités RGPD à ne pas manquer, et votre juriste dédié vous alerte également au fur et à mesure sur les changements ou obligations importantes. Cela permet de maintenir un niveau de conformité optimal et de prendre des décisions rapides et éclairées pour vos traitements et vos processus internes.