Durées de conservation des données personnelles

Quelle durée de conservation des données personnelles ?

Combien de temps puis-je conserver les données des clients/prospects qui ont résilié ?
Combien de temps pour des données personnelles d’un employé, notamment après son départ ?

Durée de conservation des données personnelles : de quoiil s’agit ?

 Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée limitée qui est fixée soit légalement (ex: lois, décrets, règlements), soit directement par l’autorité française de contrôle, la CNIL, via des recommandations, normes simplifiées, etc.

Il s’agit certainement du chantier le plus périlleux et le plus complexe à mettre en œuvre puisqu’il implique une sensibilisation et une formation en interne des services concernés.

✅ Fort heureusement, de plus en plus de “logiciels métiers”, notamment dans le secteur des ressources humaines, commencent enfin à proposer des outils permettant de respecter la durée de conservation des données personnelles de manière automatique.

 Néanmoins, non seulement cela n’est pas toujours le cas mais, de plus, de nombreux doutes peuvent subsister au quotidien de manière opérationnelle sur la durée de conservation des données personnelles applicable.

Dans cette page vous allez pouvoir consulter la durée de conservation des données personnelles qui s’appliquent dans les domaines des Ressources  Humaines, de la Prospection Commerciale et du Marketing, de la Comptabilité et des documents sociaux.

Toutes les dernières réformes et prises de position de la CNIL du 1er janvier 2020 ont été prises en considération. 

Identifier la durée de conservation des donées personnelles

Pour définir la durée de conservation des données personnelles que vous traitez, il est nécessaire de mener une analyse de conformité de vos traitements. Il faut, cependant, noter que la réglementation a prévu une durée de conservation de données à caractère personnel pour quelques traitements. Autrement dit, dans certains cas, la durée de conservation des données personnelles est fixée par des articles. A titre d’exemple, l’article L3243-4 du Code de Travail impose de conserver un bulletin de paie du salarié (considéré ici comme étant une donnée personnelle) pendant 5 ans.

En revanche, pour la majeure partie des traitements de données personnelles, la durée de conservation n’est imposée par aucune réglementation ou texte. C’est au responsable de traitement de définir et de déterminer la durée de conservation des données personnelles qu’il traite et ce, en fonction de la finalité du traitement.

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Quels sont les outils pour définir la durée de conservation des données personnelles ?

Ayant comme mission l’accompagnement des professionnels dans leur mise en conformité RGPD, la CNIL a mis en place des outils qui permettent de faciliter la définition de la durée de conservation des données personnelles applicable. De plus, le régulateur des données personnelles a prévu un guide pour la facilitation de mise en œuvre de ce principe qui est le respect des durées de conservation.

Ce guide est destiné à répondre à toutes les questions que peuvent se poser les professionnels et ce, que ce soit par rapport au principe de limitation de la durée de traitement des données personnelles, ou par rapport à sa mise en pratique. Il contient également un « référentiel durées de conservation » du point de vue contenu et utilisation.

Ce genre de référentiels de durée de conservation de données  a pour principal objectif la facilitation de la recherche de la durée pertinente, qu’un responsable de traitement peut effectuer.

Pour chaque traitement dans un secteur donné, ces référentiels présentent, sous forme d’un tableau, le processus de vie des données à suivre (base active ou archivage intermédiaire). Les durées mentionnées peuvent donc soit être obligatoires ou recommandées.  Dans le premier cas, les durées sont imposées par la réglementation, sous forme d’un texte législatif ou réglementaire. En revanche, si celles-ci sont recommandées, les durées constituent un point de repère pour les responsables de traitement.

Ressources Humaines

Activités de traitement	Détails du traitement	Durées d’utilisation	Durée de prescription	Références légales
Absences	NA	Pendant la durée du contrat de travail ou de mission	5 ans à compter du départ du collaborateur	Norme simplifiée n°42 de la CNIL
Accidents du travail	NA	Pendant la durée de la gestion de l’accident	5 ans à compter du départ du collaborateur	Article D4711-3 du Code du travail
Annuaire	NA	Durée du contrat de travail ou de prestation de service du personnel mis à disposition	NA	Norme simplifiée n°46 de la CNIL
Charges sociales	URSSAF, retraite, prévoyance, etc.	Pendant le traitement des charges sociales	3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle les charges sont dues	Article L244-3 du Code de la sécurité sociale
Demandes RGPD	NA	Pendant la durée de la prise en compte de la demande	5 ans à compter de la réponse à la demande	Article 2224 du Code civil
Frais	Transports, voyages, etc.	Pendant la durée de traitement du paiement des frais	5 ans	Article 2224 du Code civil

Marketing et prospection commerciale

Activités de traitement	Détails du traitement	Durées d’utilisation	Durée de prescription	Références légales
Chatbots	NA	3 ans à compter du dernier contact	NA	Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Contrat conclu par voie électronique	Pour les contrats de plus de 120 euros uniquement	Pendant toute la durée de la relation commerciale	10 ans	Article L213-1 du Code de la consommation et article D213-2 du Code de la consommation
Contrat conclu par voie papier	NA	Pendant toute la durée de la relation commerciale	5 ans	Article L110-4 du Code de commerce
Cookies	Mesures d’audience	13 mois maximum à compter de l’installation des “cookies” sur le terminal	NA	Délibération n°2020-092 du 17 septembre 2020 de la CNIL
CRM	Fiches clients	Pendant la durée de la relation commerciale	5 ans	Article L110-4 du Code du commerce
Cryptogamme des cartes bancaires (CVV2)	NA	Interdiction de conservation de ces données	NA	Article 5 du RGPD et délibération n° 03- 034 du 19 juin 2003 de la CNIL

Comptabilité et facturation

Activités de traitement	Détails du traitement	Durées d’utilisation	Durée de prescription	Références légales
Correspondances commerciales	Bons de commande, bons de livraison, etc.	Pendant toute la durée de traitement de la demande	10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable	Article L123-22 du Code du commerce et Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Facturation des clients	Factures, devis, etc.	Pendant toute la durée de traitement de la demande	10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable	Article L123-22 du Code du commerce et Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Livres et registres comptables	NA	Pendant toute la durée de traitement de la comptabilité	10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre	Article L123-22 du Code du commerce

Vie de l’entreprise

Activités de traitement	Détails du traitement	Durées d’utilisation	Durée de prescription	Références légales
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs	NA	3 ans	NA	« Article L235-9 du Code de commerce »
Ordres et registres de mouvements de titres	NA	5 ans	NA	Article 2224 du Code civil
Procès-verbaux	NA	5 ans à compter du dernier procès-verbal enregistré	NA	Article 2224 du Code civil
Rapport de la Direction	NA	3 ans	NA	« Article L235-9 du Code de commerce »
Rapport des commissaires au compte	NA	3 ans	NA	« Article L235-9 du Code de commerce »
Statuts	NA	5 ans à compter de la radiation	NA	Article 2224 du Code civil

Sécurité et services généraux

Activités de traitement	Détails du traitement	Durées d’utilisation	Durée de prescription	Références légales
Accès aux locaux	NA	Période d’accès aux locaux	3 mois à compter de l’accès	Norme simplifiée n°42 de la CNIL
Appels téléphoniques	NA	6 mois concernant l’historique des appels	NA	https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Données de connexion à internet	(ex : adresse IP, logs, etc.)	1 an	NA	Décret n°2011-219 du 25 février 2011r
Messagerie électronique	NA	6 mois concernant l’historique de connexion	NA	https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Relevés téléphoniques	NA	1 an	NA	L34-2 du Code des postes et des communications électroniques
Utilisation d’internet	NA	6 mois concernant l’historique de connexion	NA	https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Vidéoprotection	NA	Pendant la durée de l’enregistrement et de la visualisation	1 mois à compter de l’enregistrement	Loi 95-73 du 21-01-1995