Démonstration
Pour traiter votre demande, nous devons traiter vos données personnelles. Plus d’informations sur le traitement de vos données personnelles ici.

Quelle durée de conservation des données personnelles ?

Combien de temps puis-je conserver les données des clients/prospects qui ont résilié ?
Combien de temps pour des données personnelles d’un employé, notamment après son départ ?

Durée de conservation des données personnelles : de quoiil s’agit ?

 Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée limitée qui est fixée soit légalement (ex: lois, décrets, règlements), soit directement par l’autorité française de contrôle, la CNIL, via des recommandations, normes simplifiées, etc.

Il s’agit certainement du chantier le plus périlleux et le plus complexe à mettre en œuvre puisqu’il implique une sensibilisation et une formation en interne des services concernés.

✅ Fort heureusement, de plus en plus de “logiciels métiers”, notamment dans le secteur des ressources humaines, commencent enfin à proposer des outils permettant de respecter la durée de conservation des données personnelles de manière automatique.

 Néanmoins, non seulement cela n’est pas toujours le cas mais, de plus, de nombreux doutes peuvent subsister au quotidien de manière opérationnelle sur la durée de conservation des données personnelles applicable.

Dans cette page vous allez pouvoir consulter la durée de conservation des données personnelles qui s’appliquent dans les domaines des Ressources  Humaines, de la Prospection Commerciale et du Marketing, de la Comptabilité et des documents sociaux.

Toutes les dernières réformes et prises de position de la CNIL du 1er janvier 2020 ont été prises en considération. 

Envie de connaitre les durées de conservations des données de vos clients et prospects?

Découvrez notre tableau pratique contenant les durées de conservation des données

Identifier la durée de conservation des donées personnelles

Pour définir la durée de conservation des données personnelles que vous traitez, il est nécessaire de mener une analyse de conformité de vos traitements. Il faut, cependant, noter que la réglementation a prévu une durée de conservation de données à caractère personnel pour quelques traitements. Autrement dit, dans certains cas, la durée de conservation des données personnelles est fixée par des articles. A titre d’exemple, l’article L3243-4 du Code de Travail impose de conserver un bulletin de paie du salarié (considéré ici comme étant une donnée personnelle) pendant 5 ans.

En revanche, pour la majeure partie des traitements de données personnelles, la durée de conservation n’est imposée par aucune réglementation ou texte. C’est au responsable de traitement de définir et de déterminer la durée de conservation des données personnelles qu’il traite et ce, en fonction de la finalité du traitement.

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Quels sont les outils pour définir la durée de conservation des données personnelles ?

Ayant comme mission l’accompagnement des professionnels dans leur mise en conformité RGPD, la CNIL a mis en place des outils qui permettent de faciliter la définition de la durée de conservation des données personnelles applicable. De plus, le régulateur des données personnelles a prévu un guide pour la facilitation de mise en œuvre de ce principe qui est le respect des durées de conservation.

Ce guide est destiné à répondre à toutes les questions que peuvent se poser les professionnels et ce, que ce soit par rapport au principe de limitation de la durée de traitement des données personnelles, ou par rapport à sa mise en pratique. Il contient également un « référentiel durées de conservation » du point de vue contenu et utilisation.

Ce genre de référentiels de durée de conservation de données  a pour principal objectif la facilitation de la recherche de la durée pertinente, qu’un responsable de traitement peut effectuer.

Pour chaque traitement dans un secteur donné, ces référentiels présentent, sous forme d’un tableau, le processus de vie des données à suivre (base active ou archivage intermédiaire). Les durées mentionnées peuvent donc soit être obligatoires ou recommandées.  Dans le premier cas, les durées sont imposées par la réglementation, sous forme d’un texte législatif ou réglementaire. En revanche, si celles-ci sont recommandées, les durées constituent un point de repère pour les responsables de traitement.

Ressources Humaines

Activités de traitementDétails du traitementDurées d’utilisationDurée de prescriptionRéférences légales
AbsencesNAPendant la durée du contrat de travail ou de mission5 ans à compter du départ du collaborateurNorme simplifiée n°42 de la CNIL
Accidents du travailNAPendant la durée de la gestion de l’accident5 ans à compter du départ du collaborateurArticle D4711-3 du Code du travail
AnnuaireNADurée du contrat de travail ou de prestation de service du personnel mis à dispositionNANorme simplifiée n°46 de la CNIL
Charges socialesURSSAF, retraite, prévoyance, etc.Pendant le traitement des charges sociales3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle les charges sont duesArticle L244-3 du Code de la sécurité sociale
Demandes RGPDNAPendant la durée de la prise en compte de la demande5 ans à compter de la réponse à la demandeArticle 2224 du Code civil
FraisTransports, voyages, etc.Pendant la durée de traitement du paiement des frais5 ansArticle 2224 du Code civil

Marketing et prospection commerciale

Activités de traitementDétails du traitementDurées d’utilisationDurée de prescriptionRéférences légales
ChatbotsNA3 ans à compter du dernier contactNANorme simplifiée n°48 de la CNIL
Contrat conclu par voie électroniquePour les contrats de plus de 120 euros uniquementPendant toute la durée de la relation commerciale10 ansArticle L213-1 du Code de la consommation et article D213-2 du Code de la consommation
Contrat conclu par voie papierNAPendant toute la durée de la relation commerciale5 ansArticle L110-4 du Code de commerce
CookiesMesures d’audience13 mois maximum à compter de l’installation des “cookies” sur le terminalNADélibération n°2020-092 du 17 septembre 2020 de la CNIL
CRMFiches clientsPendant la durée de la relation commerciale5 ansArticle L110-4 du Code du commerce
Cryptogamme des cartes bancaires (CVV2)NAInterdiction de conservation de ces donnéesNAArticle 5 du RGPD et délibération n° 03- 034 du 19 juin 2003 de la CNIL

Comptabilité et facturation

Activités de traitementDétails du traitementDurées d’utilisationDurée de prescriptionRéférences légales
Correspondances commercialesBons de commande, bons de livraison, etc.Pendant toute la durée de traitement de la demande10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptableArticle L123-22 du Code du commerce et Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Facturation des clientsFactures, devis, etc.Pendant toute la durée de traitement de la demande10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptableArticle L123-22 du Code du commerce et Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Livres et registres comptablesNAPendant toute la durée de traitement de la comptabilité10 ans à compter de la clôture du livre ou du registreArticle L123-22 du Code du commerce

Vie de l’entreprise

Activités de traitementDétails du traitementDurées d’utilisationDurée de prescriptionRéférences légales
Convocations, feuilles de présence et pouvoirsNA3 ansNA« Article L235-9 du Code de commerce »
Ordres et registres de mouvements de titresNA5 ansNAArticle 2224 du Code civil
Procès-verbauxNA5 ans à compter du dernier procès-verbal enregistréNAArticle 2224 du Code civil
Rapport de la DirectionNA3 ansNA« Article L235-9 du Code de commerce »
Rapport des commissaires au compteNA3 ansNA« Article L235-9 du Code de commerce »
StatutsNA5 ans à compter de la radiationNAArticle 2224 du Code civil

Sécurité et services généraux

Activités de traitementDétails du traitementDurées d’utilisationDurée de prescriptionRéférences légales
Accès aux locauxNAPériode d’accès aux locaux3 mois à compter de l’accèsNorme simplifiée n°42 de la CNIL
Appels téléphoniquesNA6 mois concernant l’historique des appelsNAhttps://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Données de connexion à internet(ex : adresse IP, logs, etc.)1 anNADécret n°2011-219 du 25 février 2011r
Messagerie électroniqueNA6 mois concernant l’historique de connexionNAhttps://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Relevés téléphoniquesNA1 anNAL34-2 du Code des postes et des communications électroniques
Utilisation d’internetNA6 mois concernant l’historique de connexionNAhttps://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
VidéoprotectionNAPendant la durée de l’enregistrement et de la visualisation1 mois à compter de l’enregistrementLoi 95-73 du 21-01-1995